Was weiß mein Arbeitgeber über mich? Das Recht auf Auskunft und Kopie

Personalakte, E-Mails, Zeiterfassung, Leistungsdaten – im Laufe eines Arbeitsverhältnisses sammelt sich beim Arbeitgeber eine Menge an Informationen über die Beschäftigten an. Viele wissen nicht: Als Arbeitnehmer haben Sie ein weitreichendes Recht zu erfahren, welche Daten das sind – und eine Kopie davon zu verlangen.

Der Auskunftsanspruch nach der DSGVO

Nach Art. 15 DSGVO kann jede Person vom Verantwortlichen – im Arbeitsverhältnis also vom Arbeitgeber – Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten über sie verarbeitet werden. Dazu gehören unter anderem die Zwecke der Verarbeitung, die Empfänger der Daten und die geplante Speicherdauer. Darüber hinaus besteht ein Recht auf eine Kopie der verarbeiteten Daten.

Der EuGH stärkt das „Recht auf Kopie“

Wie weit dieses Recht auf Kopie reicht, hat der Europäische Gerichtshof klargestellt (EuGH, Urteil vom 04.05.2023 – C-487/21): Verlangt werden kann eine originalgetreue und vollständige Kopie der Daten. Eine bloße Zusammenfassung genügt nicht. Wenn es zum Verständnis notwendig ist, kann der Anspruch sogar die Herausgabe ganzer Dokumente oder Auszüge umfassen.

Grenzen und Praxis

Die Auskunft ist grundsätzlich kostenlos und in der Regel innerhalb eines Monats zu erteilen. Grenzen bestehen dort, wo Rechte und Freiheiten anderer Personen oder Geschäftsgeheimnisse betroffen sind; auch ein offensichtlich rechtsmissbräuchliches Verlangen muss nicht bedient werden. In der arbeitsrechtlichen Praxis wird der Auskunftsanspruch zunehmend genutzt – etwa zur Vorbereitung oder Untermauerung von Ansprüchen im Kündigungsschutzprozess.

Praxistipp

Für Arbeitnehmer: Sie können die Auskunft formlos, am besten schriftlich, verlangen. Für Arbeitgeber: Nehmen Sie solche Anfragen ernst und beantworten Sie sie fristgerecht und vollständig – Verstöße können Bußgelder und Schadensersatzansprüche auslösen.

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