Gehaltsabrechnung nur noch im Online-Portal – ist das erlaubt?

Immer mehr Arbeitgeber stellen die monatliche Gehaltsabrechnung nicht mehr auf Papier aus, sondern legen sie in ein digitales Mitarbeiterportal. Dürfen sie das – oder haben Beschäftigte Anspruch auf einen Ausdruck? Das Bundesarbeitsgericht hat das geklärt.

Bereitstellung im Portal genügt

Der Arbeitgeber erfüllt seine Pflicht zur Erteilung der Entgeltabrechnung (§ 108 GewO) grundsätzlich auch dann, wenn er die Abrechnung in ein passwortgeschütztes digitales Postfach einstellt (BAG, Urteil vom 19.03.2025 – 9 AZR 48/24). Es handelt sich dann um eine Holschuld: Der Arbeitnehmer muss die Abrechnung selbst abrufen; einen generellen Anspruch auf eine Papierabrechnung gibt es nicht.

Aber: Der Zugang muss gewährleistet sein

Voraussetzung ist, dass der Zugang zum Portal tatsächlich gewährleistet ist und die Einführung auf einer wirksamen Grundlage (etwa einer Betriebsvereinbarung) beruht. Beschäftigte, die keinen Zugang zu den erforderlichen digitalen Mitteln haben, dürfen nicht leer ausgehen – ihnen muss ein anderer Weg zur Abrechnung eröffnet werden.

Praxistipp

Für Arbeitnehmer: Rufen Sie Ihre Abrechnungen im Portal regelmäßig ab und speichern Sie sie – Sie brauchen sie später etwa für Kredit-, Wohngeld- oder Rentenangelegenheiten. Für Arbeitgeber: Sorgen Sie für einen gesicherten Zugang und eine tragfähige Grundlage der digitalen Bereitstellung.

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